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Die Kommunikation des eigenen Messeauftritts

Dabeisein ist nicht alles

Von der Internationalen Tourismusbörse (ITB) in Berlin bis zu regionalen Fachausstellungen finden in Deutschland jährlich eine Vielzahl für die Hotelbranche interessanter Messeveranstaltungen statt. Im Rahmen der eigenen PR-Arbeit ist es für die Unternehmen ein Muss, sich hier zielgruppengerecht zu präsentieren. Schließlich bieten Messen die einzigartige Gelegenheit, face-to-face mit bereits bestehenden Kunden und potenziellen Neukunden ins Gespräch zu kommen. Der direkte Draht zur Zielgruppe wird greifbar. Er kann jedoch nur dann wirklich mit Leben erfüllt werden, wenn der Messeauftritt auch angemessen kommuniziert und vorbereitet wird. Denn Präsenz allein garantiert noch keinen Erfolg.

Laden Sie Ihre Kunden und diejenigen, die Sie gerne als Kunden gewinnen möchten, rechtzeitig vor der Messe auf Ihren Stand ein. Dabei sollten Sie klar machen, was Sie ausstellen und was Ihre Besucher von Ihnen zu erwarten haben. Nutzen Sie dazu Kommunikationsmittel wie Internet, Mailings und Anzeigen. Wichtig ist, dass das Design der Kommunikationsmittel und deren Aussage mit der Gestaltung Ihres Messeauftritts übereinstimmen. So schaffen Sie eine starke Marke, die im Gedächtnis bleibt. Ein kleiner Tipp: Vereinbaren Sie mit Kunden und Interessenten bereits im Vorfeld der Messe konkrete Termine an Ihrem Stand. 

Denken Sie bei der Vorbereitung Ihres Messeauftritts auch an Journalisten und Lieferanten, die als Partner und Multiplikatoren große Bedeutung für Ihren Erfolg haben. Als Anreiz könnten Sie Ihren Einladungen beispielsweise einen Gutschein für ein kleines Präsent beilegen, der dann während der Messe am Stand eingelöst werden kann. 

Achten Sie auch darauf, wen Sie auf der Messe als Standpersonal einsetzen. Bauen Sie dabei auf qualifiziertes, hoch motiviertes und gut vorbereitetes Personal. Schließlich geht es darum, sich im persönlichen und direkten Gespräch mit Kunden und Interessenten zu präsentieren. Unter Umständen könnte sogar ein Verkaufstraining im Vorfeld der Messe sinnvoll sein. Denn entscheidend sind die ersten Sekunden. Hier wird die Basis für das erfolgreiche Gespräch geschaffen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Pressearbeit während der Messe: Der einfachste Weg ist die anlassbezogene Pressemappe oder Pressemitteilung. Stellen Sie die Botschaften in den Vordergrund, die für die Journalisten wirklich von Interesse sind. Dies können sowohl innovative Produkte und Dienstleistungen als auch neue Inhalte und Angebote sowie andere Besonderheiten Ihres Messeauftritts sein. Platzieren Sie Ihre Presseinformationen möglichst immer im Pressezentrum der jeweiligen Messe. Sofern die Messe die Möglichkeit bietet, empfiehlt es sich unbedingt, dort ein eigenes Pressefach zu mieten.

Als besonderen Service können Sie Journalisten Hintergrundgespräche zu ausgewählten Themen anbieten. Je nachdem, welche Dimension Ihr Messeauftritt hat und wie viel Neues Sie zu bieten haben, sollten Sie zudem über eine Pressekonferenz während der Messe nachdenken. Auch hierzu können Sie beim Messeveranstalter eigene Räume mieten bzw. sich ins Kongressprogramm der Messe eingliedern.

Um direkte Anreize für Besucher und Kunden zu schaffen, eignen sich Angebote wie beispielsweise eine „happy hour“ mit Getränken und kleinen Häppchen oder Canapées. Eine solche Veranstaltung sollten Sie vorzugsweise in die Abendstunden legen, wenn der in der Regel mittägliche Messerummel bereits ein wenig abgeflaut ist.

Ist die Messe erfolgreich absolviert, so sollten Sie nicht die Nachbereitung vergessen. Diese ist mindestens genauso wichtig wie der eigentliche Auftritt, denn erst jetzt setzen Sie die gemachten Kontakte wirklich in Wert. Besonders die Auswertung der so genannten Messelead- oder Kontaktbögen kann Ihnen Erkenntnisse zur Quantität, vor allem aber auch zur Qualität Ihrer Messekontakte liefern: eine hervorragende Basis für die weitere Arbeit.

Sagen Sie Ihren Kunden und Besuchern „danke“, zum Beispiel über einen kleinen Brief im Nachgang der Messe. In einzelnen Fällen lohnt es sich auch, telefonisch nachzufassen, allerdings nur dann, wenn dies auf der Messe vereinbart worden war. Alles andere nämlich könnte als aufdringlich empfunden werden. Und das gilt es zu vermeiden. Sowohl vor als auch während und nach der Messe.   

Ertay Hayit

Ertay Hayit

Ertay Hayit, Geschaeftsfuehrer Mundo Marketing

Der Autor ist Marketingexperte für die Hotel- und Tourismusbranche. Er ist Geschäftsführer der Kölner Agentur Mundo Marketing und Herausgeber zahlreicher Bücher zum Thema Tourismus. Der studierte Kommunikationswissenschaftler verfügt über jahrelange Erfahrung in der internationalen Medienbranche.

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